Es normal tener muchas dudas a la hora de realizar trámites oficiales ante dependencias de gobierno. Pero, no te preocupes, para que no te pasen a ti, aquí te compartimos los 5 errores más comunes que podrían ocurrir si estás por llevar a cabo algún trámite. Recuerda siempre leer los requisitos específicos de tu trámite para que no te falte nada.
ERROR #1. Olvidar apostillar los documentos extranjeros en el país donde fueron expedidos.
Si bien es cierto que (bajo algunos supuestos) para determinados trámites (ya) no es requisito que los documentos extranjeros se encuentren apostillados (por ejemplo, obtener la doble nacionalidad o una constancia de no antecedentes penales), todavía lo es para algunos como: contraer matrimonio, inscribir matrimonios, homologar sentencias, tramitar permisos sanitarios, constituir sociedades mexicanas, entre otros. Por ello, te recomendamos siempre apostillar tus documentos en el país de origen, pues es posible que las embajadas no tramiten apostillas. Por otra parte, es esencial que verifiques si el país destino, donde presentarás la documentación, es parte de la Convención de la Haya sobre apostillas porque, si no lo es, tendrás que legalizar tus documentos originales para que tengan validez legal en el país receptor.
ERROR #2. Usar la apostilla de un documento en otro al que no corresponde.
Las apostillas, como las legalizaciones, son únicas e intransferibles, es decir, a pesar de que de inicio pudieran parecer todas iguales (sobre todo si son de un mismo estado), cada apostilla cuenta con su propio número de folio, fecha y autoridad responsable. Por tanto, no deben retirarse o removerse del documento al que fueron engrapadas o adheridas y, en consecuencia, no deben intercambiarse, pues el documento principal dejará de surtir efectos legales si le quitas su apostilla o legalización. Recuerda que es recomendable traducir las apostillas y legalizaciones al idioma del país en el que vas a realizar tu trámite.
ERROR #3. Presentar en el Registro Civil una traducción certificada en el extranjero.
En algunos países, las traducciones certificadas pueden ser emitidas por cualquier traductor profesional sin necesidad de que cuente con un nombramiento o autorización oficial. En otros países, sí existen normas bien definidas en cuanto a cuáles son los traductores autorizados para emitir y certificar traducciones para que surtan efectos legales en trámites oficiales. En ocasiones, se les designan como traductores jurados, traductores certificados, traductores públicos, traductores públicos juramentados, entre otras denominaciones. En México, sí hay reglas en materia de traducciones certificadas u oficiales y a los traductores autorizados para emitir traducciones certificadas y dictámenes periciales en materia de traducción se les conoce como “peritos traductores”. Por esta razón, te adelantamos que si presentas una traducción certificada o notariada en el extranjero no será aceptada para trámites ante el Registro Civil, por ejemplo, y demás instancias gubernamentales mexicanas. Te recordamos que la labor del perito traductor es dar certeza, en idioma español (o en determinado idioma extranjero), de los hechos que se hacen constar en cualquier documento que vayas a presentar ante autoridades mexicanas o extranjeras y es responsable de hacerlo con imparcialidad, profesionalismo y, por supuesto, con base en un trabajo minucioso de investigación terminológica.
ERROR # 4. Presentar documentos extranjeros escritos en idioma distinto al español sin su traducción (certificada por perito traductor oficial).
Es cierto que, para algunos trámites ante la COFEPRIS, por ejemplo, ya no es necesario adjuntar a los documentos extranjeros escritos en inglés sus traducciones certificadas al idioma español. Sin embargo, para muchos otros trámites sí se necesitan traducciones certificadas por peritos traductores. Algunos ejemplos son (i) el ejercicio de un poder otorgado en el extranjero ante notarios públicos y demás autoridades mexicanas; (ii) la constitución de una empresa ante la Secretaría de Economía (SE); (iii) la tramitación de una visa de residente temporal o permanente (ya sea por oferta de empleo o por unidad familiar) ante el Instituto Nacional de Migración (INM); (iv) la tramitación de un juicio testamentario ante tribunales mexicanos; (v) la homologación de una sentencia de divorcio; (vi) la solicitud de devolución y avisos de compensación del IVA ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) cuando la documentación probatoria que ampare las operaciones de los contribuyentes esté escrito en idioma distinto al español; (vii) la tramitación de cartas rogatorias o exhortos, entre otros. Como puedes ver, son diversos los trámites para los que requerirás una traducción certificada, pero, te tenemos una buena noticia: para la revalidación ante la Secretaría de Educación Pública (SEP) de un título o grado académico obtenido en el extranjero, además de ya no ser requisito su legalización o apostilla, ya no se requiere una traducción certificada de los mismos, aunque sí es necesario presentar una traducción profesional simple de los documentos académicos escritos en un idioma distinto al español.
ERROR # 5. Presentar documentos vencidos, con información desactualizada o ilegible.
Hay algunos documentos oficiales, como son las constancias o informes de no antecedentes penales, pasaportes, credenciales, licencias de manejo o permisos para conducir, visas, constancias laborales o bancarias, entre otros, que tienen una fecha específica de vencimiento. Por ello, para evitar contratiempos en tus trámites, cuando tengas que presentar algún documento que tenga fecha de caducidad, asegúrate de que esté vigente (por lo menos del año en curso) o de que su fecha de expedición sea reciente (por ejemplo, para comprobantes de domicilio, usualmente se requieren de no más de 2-3 meses de antigüedad o para comprobar solvencia económica se requieren, por lo menos, los últimos estados de cuenta). Además de su fecha de vencimiento, también es importante que te asegures de que la información sea correcta y que pueda leerse claramente, ya que hay documentos antiguos (y actuales) cuya información es incierta por el simple paso del tiempo o por estar maltratados o incluso escritos a mano (con letra de molde ilegible o manuscrita garigoleada). Dicha circunstancia suele ser motivo de rechazo por las autoridades receptoras. Así que, de ser tu caso, te sugerimos tramitar documentos nuevos o solicitar constancias aclaratorias si fuera necesario, por ejemplo, aclarar o actualizar datos.
Ahora ya conoces los 5 errores más comunes que podrías cometer si no revisas detenidamente los requisitos de tu trámite y, como ya tienes esta información, seguro podrás evitar contratiempos. Por supuesto, si necesitas una traducción profesional simple o certificada, recuerda enviar tus documentos escaneados a info@ostriatraducciones.com o a ostria.traducciones@gmail.com para obtener una cotización de nuestro servicio de traducción seguro y confiable. Si deseas ver las recomendaciones y calificaciones de algunos de nuestros clientes, te invitamos a visitar https://n9.cl/jvxs6t o busca “Ostria Traducciones” en Google.com.
Fuentes:
https://sjf2.scjn.gob.mx/detalle/ejecutoria/31893
